オリーブ情報処理サービス

給与明細電子配信ソリューション

給与明細書電子配信システム 

システム概要


オリーブ情報処理サービス



給与明細書電子配信システム 特徴


このシステムだけでPDF作成、メール自動配信、Web閲覧、複数添付メール、PDFパスワード付与ができます。
経費節減システムとしては他社を圧倒するハイコストパフォーマンスとなっています。


●連携・導入が手軽なシステム
CSV形式の給与データを準備するだけで連携可能
※給与計算システム連携実績:オービック7、ADPS、Socia、給与奉行、スーパーストリーム、NC給くん、campny
GEMPLANET、JDL給与、PCA給与、弥生給与、Generalist、ProStaff、SAP、給与大臣、自社開発 Host系、他多数


●安心のセキュリティ対策
PDFを開くにはパスワードが必要なのでセキュリティも安心。
パスワードは1~20桁まで自由に設定でき一部の記号も使用できます。
メールを送信しても、インターネット経由中でもPDFファイルは暗号化(AES256)されているので安全です。
ランダムなパスワードを設定できます。
※携帯電話へ配信する場合は、テキストメールとなります。(携帯アプリで一部機種で暗号化も可能)
(ご利用端末によって画面表示が異なる場合があります。旧漢字は文字化けする可能性があります)
ドコモ携帯最新機種(904i以降)ではパスワード付PDFを閲覧可能


●スタンドアロンで動くシンプルな仕組み
配信処理を行うPCやサーバーにインストールするだけで利用できます。(Webサーバー不要)
Windowsサーバーやメタフレームにインストールし、リモートデスクトップからも操作ができます。
複数の方での同時利用はできません。1クライアントのみです。


●ボタンクリックだけで配信可能
簡単な画面操作。クリックだけで配信できます。


●メール配信方式は節電効果に期待できます
Web閲覧方式に比べ常時電源をいれておく必要がなく、配信したいときに電源をいれて配信が終われば電源を
切ることができます。
タイマー配信後にPCをスタンバイにできます。Web閲覧機能(OP)はレンタルサーバーを利用します。


●PDF高速作成機能(特許取得済み)
1ファイル約0.1秒で作成でき他社製品の1/10のスピードで高速作成ができます。
3万人分のPDFファイルを30分で作成可能です。(PCスペック:corei7 1.8Ghz 4GB)


●メール自動配信機能
配信制限のあるSMTPserverに対して配信単位と配信間隔を指定して配信ができます。
また、OutlookExpressやWindowsLivemailから配信ができます。Gmail office365 にも対応


●他社製PDFメール配信機能
既存の給与システムから出力されたPDFファイルにパスワードを設定しメール配信ができます。
(各健保組合からの医療費明細PDFやPCA給与で出力したPDF等)


●メール誤配信ゼロ機能
CSVデータ上の社員コードと配信先マスターの社員コード同士を照合しメールアドレスを参照、
各社員毎の管理ファイルを作成してメール配信するので誤配信はありません。
同じファイル名を使い回しをしないためです。
他社、低価格製品は同じファイル名を使い回しするため、メモリエラーによるシステム不具合での
誤配信の恐れがあります。
またメールサーバーには負荷をかけない送信間隔を設定できます。
 例:1件1秒間隔40件送信し1分待って送信する。
ただし、元データをエクセル等で誤編集した場合はその限りではありません。
社員コードが一致したアドレスに送信されます。


●メール配信機能
SMTPサーバーへは各種認証方式を採用。
SMTPAUTH認証・POP認証からSSL・TLS・STARTTLS送信もできます。
Gmail Oauth認証にも対応できます。(認証設定はユーザー様で行うことになります)


●多種多様な帳票に対応可能(日本語桐10データベースの強力なレポート機能) 
※お客様で自由に新規設計や変更ができます。
帳票レイアウト設計は、標準機能として搭載されています。0.1mm単位で設計ができます。
給与明細書、請求書、納品書等、源泉徴収票、扶養控除申告書等の年末調整書類等、帳票各種に対応。(サンプル同梱)
・印字条件として、金額が0の場合は項目名や金額を空白するなど、豊富な関数を使用できます。
・CSVデータの1行目の項目名そのまま反映できる仕組です。(ベタ印字も可能)

支払通知、見積依頼、注文書等にお使いいただける伝票形式もフル対応しました!
※CSVファイルと帳票レイアウトがあれば、様々な社内通知文書に応用できます。


●所属長へのグループ配信機能
メールアドレスのない社員向けに所属長にまとめて送信する機能があります。1ファイル複数頁や複数メール対応


●休職者除外リスト採用で長期休職者への配信制限機能
長期休職者の社員へは配信を制限できる休職者用除外マスターがあります。郵送用封筒への印字もできます。


●明細印刷機能
アドレスがない社員や役員など、印刷が必要な社員向けに通常プリンタへ出力できる機能があります。


●人事データ結合機能
給与データに存在しない銀行名や部門名など、他のCSVから取り込み結合ができます。


●メール本文のみ送信可能
給与データに関係なく、案内文などの同報送信やパスワードのみを送信する機能があります。
また、PDFを送信後、パスワードをメール送信する機能を2022版から追加されました。


●オプション・連続一括処理機能
複数会社、複数体系がありCSVファイルも複数ある場合、すべてを全自動で自動処理できるオプションです。


●カスタマイズにも対応(導入前後)
お客様の運用にあわせたカスタマイズも可能です。まずはご相談ください。
外字対応


●豊富な有料オプション
フォルダ監視機能、自動バッチ機能、連続一括処理機能


●オプション・Web閲覧機能を追加しました。
レンタルサーバーを利用しますので月額はレンタルサーバー費用だけ一人当たりの月額費用は0円です。
※別紙参照 給与明細書電子配信システム・オプションWeb閲覧機能概説書参照

 別製品  給与明細書Web閲覧クラウドサービス OLIVE365 も提供開始
 初期費用 5万円  月額料金 一人1通20円



メールシステムの安全性

当システムでのメール配信の仕組みは既存メールソフト(outlook等)の手作業による配信ではなく
あらかじめ作成されたメールアドレスリストに基づいてシステムが自動的に配信していきます。
送信の仕組みは各社員コード毎に送信用ファイルを作成していますので重複することはありません。
また、本稼働の前にはダミーデータにてテスト配信を行い正しいアドレスに送られたかのチェックができます。
存在しないアドレスへ送った場合は差出人へエラーとして返ってきます。

導入後、テスト送信がOKとなりましたら本稼働配信を行います。
現在、携帯メールで配信されている会社様は「居酒屋チェーン・喫茶店チェーン・書店チェーン・派遣会社」等
数千人規模で送信していますが、いままで誤送信は一度もありません。

ただし、送信側が正しく設定されているにもかかわらずメールサーバー機器に不具合がある場合、誤送信は防ぎようがありません。 これは通常メールも誤送信されている場合です。



基本機能

●ログイン管理機能
ログインアカウントを4つ設定することができ、ログイン情報(ログインアカウント情報、ログイン日時)はシステムに自動保存されます。
またログインパスワードは指定日数を経過すると変更告知が表示されます。


●環境設定機能
給与明細書など様々な帳票レイアウトにあわせて設定することができます。
役員用・社員用・アルバイト用・関連会社用など異なる体系でも各体系毎に配信設定することができます。


●メールサーバ設定機能

  ・メールサーバー負荷軽減機能
    メール送信間隔を設定することによりメールサーバーへの負担を軽減できます。
    例)1,000件のメールを1分間隔で100件ごとに送信(100件送信→1分停止→100件送信・・・)
    ※1件ごと毎秒単位の指定も出来ます。

  ・POP before SMTP認証、SMTPAUTH認証機能 
    ポート指定も可能です。25番ポートプロック(Outbound Port25 Blocking)にも対応 
    サブミッションポート(Port 587)によるメール送信も対応

  ・SSL暗号化通信対応 
     ポート465,995に対応 Gmail、yahoomail、office365経由が可能。

  ・メール送信ログ送信機能
    指定された任意のアドレスへ送信ログをCSVデータで送信できます


●メール本文設定機能 
メール件名/本文/差出人を任意に設定することができます。(外部テキストファイルの読込も可能)

●配信マスタ設定機能
・CSVファイル読込機能
 配信先アドレスやパスワードなどの情報をCSVファイルから読込みできます。

・パスワード簡易設定機能
 英数字のランダムなパスワードを自動で設定できます。(最大20桁まで対応)
 各桁ごとに使用する文字種(英小・英大・数字・記号)を指定することもできます。
 ※パスワードとはPDFファイルを開く際に必要なパスワードのことです。
 ※年間一括設定、来月分パスワード設定機能は、オプション対応

・休職者リスト設定機能
 休職中など配信したくない配信先の登録ができます。
 除外リストに登録した配信際の明細は配信されません。封筒印刷もできます。

・パスワード連絡表印刷機能
 配信マスタに登録されたパスワード情報等をローカルプリンタに印刷できます。
 この機能を利用して、パスワードの事前配布が可能です。パスワードのみをメール配信できます。

・常用漢字置換機能
 メール本文に使用できない「髙」→「高」や「﨑」→「崎」に変換する機能もあります。
 一般的なISO-2022-JP では「髙」と「﨑」は利用できず文字化けします。

●グループ配信機能  
メールアドレスを持たない社員の分を1つのPDFファイルにまとめて管理職宛に配信することができます。
また、この機能を利用して各支社、支店ごとにそれぞれ所属する社員分を1つのPDFファイルにまとめ、
管理者の保存用PDFとして利用することもできます。

●スケジュールタイマー機能   
配信日、配信時間を設定してメール配信処理を行なうことができます。
タイマー設定はメニューから簡単に設定可能です。1種類
(配信時間には電源を入れておく必要があります)
複数の配信処理ができるマルチタイマー機能もあります。
スクリーンセーバーによるタイマー待ちも可能

●他社製PDF読込メール機能  
他社システムで作成されたPDFファイルに、個別パスワードを付与してメール配信することができます。


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