オリーブ情報処理サービス

給与明細電子配信ソリューション

業界界最速!(特許申請中)Windows8対応
経費削減システムとして他社を圧倒するハイコストパフォーマンス

給与明細書電子配信システム FAQ


導入について


Q01 対応している給与システムについて教えてください

A01 給与データをCSV形式のデータへ出力できる給与システムであれば、給与システムを問いません。



Q02 帳票レイアウトは、どうやって作成するのですか?

A02 弊社にご依頼いただくか、お客様自身で作成することも可能です。
   桐9の強力なレポート設計機能により印字位置を0.1mm単位で指定したり、フォントの指定、フォントサイズの
   指定など細かい設定もできます。



Q03 PDFの作成処理時間、PDFのファイル容量はどれくらいですか?

A03  PDFの作成処理時間は、帳票デザインやインストールするPCのCPUなどに依存します。
   OS:Windows XP CPU:Pentium(R) M 1.20GHz MEM:760MBの環境での1件あたりの作成時間は約2秒です。
   PDFファイルのサイズは、およそ15~40KB程度です。(帳票デザインによって異なります)
   v13の場合、単票形式のレイアウトであれば、同一環境において、1,000件を約4分程度で処理できます。



Q04 メールの送信時間はどれくらいですか?

A04 平均1件あたり1~2秒程度で送信できます。但し、ネットワーク環境によって変化します。
   v13の場合、分割処理送信機能を利用すると更に早く処理を終了させることができます。



Q05 パソコンのメールアドレスを持たない社員に対してはどうすればよいですか?

A05 ①フリーメールなどを利用する方法
   Google社提供の無料メール「Gmail」をお勧めします。
   WEBメールなので、インターネットにつながるパソコンがあれば全国どこからでも見ることができます。
   (容量 2500MB)

   ②PC、アドレスを持つ管理職宛てに配信する方法
   メールアドレスを持たない社員の分を1つのPDFファイルにまとめて管理職宛に配信し、現場で印刷して配信します。

   ③携帯電話を利用する方法
   携帯電話にメールを配信する方法やWeb閲覧システムからの閲覧(*オプション)も可能です。



Q06 源泉徴収票などにも対応できますか?

A06 はい、対応できます。
   源泉徴収票の他にも扶養控除申告書や保険料控除申告書など複雑な帳票にも対応できます。



Q07 受信者側に必要なソフトはありますか?

A07 特別なソフトは必要ありませんが、PDFファイルを閲覧するには、Adobe社のAcrobat Readerが必要です。



Q08 Webサーバーは必要ですか?

A08 必要ありません。メール配信できる環境のパソコンが1台あれば運用できます。
   メール送信が可能かどうか不安であれば、体験版にてご確認ください。



Q09 PDFを開くパスワードはどのように社員に伝えますか?

A09 ①パスワード連絡票をPDF化し、個人にメールで配信
   ②パスワード連絡票を印刷し、最後の給与明細書に封入



Q10 社員にメールアドレスやパスワードをどうしても変更させたい場合は?

A10 アドレスパスワードWeb変更機能(レンタル)をお使いください。




運用について


Q01 配信するPDFファイルのセキュリティはどうなっていますか?

A01 PDFファイルは暗号化(40bit又は128bit)され、送信されます。
   PDFファイルを閲覧するためには、開封用パスワードを入力しなければPDFファイルを開くことができません。
   AES暗号化にも対応し、更に強固なセキュリティを保持することが可能です。



Q02 メールを配信する際、メールサーバーへの負担はかかりますか?

A02 1件ずつ送信終了の返り値をチェックしながら送信していますので、一度に大量の負荷はかかりません。
   送信数制限のあるメールサーバーの場合、送信単位を指定することもできます。



Q03 PDFファイルに設定するパスワードに制約などはあるのでしょうか?

A03 記号などは使用できません。パスワードは4文字以上12桁以内の半角英数を推奨します。



Q04 送信ログは確認することはできますか?

A04 はい、送信後確認することができます。また送信ログファイルを管理者宛に送信することもできます。



Q05 アドレスとパスワードは社員が直接変更できますか?

A05 社員が直接変更することはできません。
   人事・給与担当者が管理します。管理者側にて一括管理することにより、社員がパスワードを忘れた場合など迅速な
   対応が可能です。
   社員に変更させたい場合には、WEB閲覧システムをご利用ください。
   他社とは違い、変更されたパスワードは過去のPDFファイルにも適用されますのでパスワード管理の手間が省けます。



Q06 他人の明細書が別の人へ誤送信されることはないですか?

A06 給与データにある社員コードと配信先マスタにある社員コードをチェックし、PDF作成・配信処理を行っていますので
   アドレスの入力ミスなどでない限り、安心してご利用いただけます。



Q07 帳票デザインに会社のロゴなどを使用することはできますか?

A07 はい、可能です。ロゴデータには、JPEGまたはBMP形式のファイルが利用できます。



Q08 グループウエアが導入されていますが、運用可能ですか?

A08  可能です。メールの配信は、SMTPサーバー経由ですので、@マーク付アドレスでの送信となります。
   ノーツ等の場合でも社外へメール送受信できる環境であれば運用可能です。



Q09 メール送信に失敗した場合など指定した人のみ送信することはできますか?

A09 はい、できます。



Q10 バックアップはどうすればよいですか?

A010 全てのデータは、1つのフォルダ配下にありますので、月ごとにMO等への定期的なバックアップをオススメします。
   また、作成されたPDFファイルはフォルダ単位で年月ごとに管理することが可能です。




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